Die Personalabrechnung durch einen externen Dienstleister absolvieren zu lassen bietet dem Unternehmen eine Möglichkeit, unvermeidliche regelmäßige und nicht wertschöpfende Leistungen extern zu vergeben und somit die eigenen Strukturen schlank und wettbewerbsfähig zu entwickeln. Denn für diese wichtige Leistung in der Personalwirtschaft wird nur der Anteil extern vergeben, der problemlos automatisiert werden kann, die Verrechnung und Erstellung der Entgeltabrechnungen können mit der entsprechenden IT-Infrastruktur schnell, effizient und damit kostengünstig von entsprechenden Dienstleistern in Anspruch genommen werden und somit die Personalabteilung sich auf Kernaufgaben im Unternehmen konzentrieren kann.

Dieses kann mittelbar oder unmittelbar zu Kosteneinsparungen oder Reduktionen führen, insbesondere der Faktor der Infrastruktur sollte mittel- und langfristig bewertet werden und spricht häufig für das Outsourcing der Entgeltabrechnung. Denn die eigenen Ressourcen im Bereich der IT können durch die Nutzung externer Kapazitäten in voller Bandbreite auf die eigenen Unternehmensprozesse ausgerichtet werden, rechenintensive Zugriffe wie die Abrechnung von mehreren Hundert Mitarbeitern oder mehr kann das Rechenzentrum an seine Leistungsgrenzen bringen und ein Nadelöhr für andere Prozesse darstellen.

Hier kann das Outsourcing auch vermeiden, dass eine Erweiterungsinvestition in das eigene Rechenzentrum notwendig wird, zudem ist die Flexibilität, das eigene Datenvolumen beliebig zu erhöhen, etwa im Fall von Unternehmensfusionen ein Argument, das auf der Habenseite für die externe Vergabe zu verbuchen ist. In Eigenregie abgewickelte Abrechnungen verursachen sprungfixe Kosten, wenn die Betriebsgröße die kritische Masse überschreitet.